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"Spontanität darf nie verloren gehen"


Die Herrin des Kalenders und ihr Mut zur Lücke


Wer zum Chef will, muss an ihr vorbei: Martina Kapeller ist nicht nur die rechte sondern auch die linke Hand des Geschäftsführers. Sie plant, organisiert, bereitet vor und entlastet - und das jetzt schon seit 14 Jahren. Neues hat sie nie erschreckt, im Gegenteil: Gerade die Veränderungen schätzt sie am Unternehmen, in dem sie sich "daheim fühlt". Die Seiten wechseln möchte sie übrigens nicht, sie werkelt lieber im Hintergrund und da dafür umso sorgfältiger. 

Du warst ja schon Assistentin von Florian, als er noch Prokurist war. Was hat sich denn geändert, seit er Geschäftsführer ist?
Im Grunde hat sich an den Assistenztätigkeiten ja nicht viel geändert und Florian war davor auch schon Teil der Geschäftsleitung. Es hat sich aber natürlich schon was verändert, wir sind „aufgestiegen“ oder besser gesagt eigentlich vom 4. Stock ausgewandert (lacht). Nein, also die Arbeit ist zum Beispiel noch internationaler geworden und Florian repräsentiert das Unternehmen verstärkt nach außen hin. Es sind neue Arbeiten dazugekommen, das Pensum ist gestiegen. Das bedeutet auch, dass wir in der Zusammenarbeit noch flexibler sein müssen. Aber wir haben uns immer schon eng abgestimmt.

Was hat sich generell in den letzten Jahren verändert? Wo sind die größten Veränderungen im Unternehmen passiert?
Seitdem ich da bin hat es schon viele Strukturanpassungen gegeben, oder vielmehr Weiterentwicklungen – ich könnte gar nicht mehr sagen, wie viele (lacht). Man kann und darf ja nicht einfach so „stehenbleiben“. Man war aber im Haus schon immer darauf bedacht, dass alle die Möglichkeit haben, aktiv mitzuarbeiten und in die Prozesse eingebunden werden. Diese Zusammenarbeit und den Zusammenhalt generell finde ich super – das muss man erst einmal in einem Unternehmen finden! Jetzt kommt auch immer mehr der systemische Ansatz. Ich finde das gut, es hilft, sich besser in andere und ins „große Ganze“ hineinzudenken und schafft auch mehr Verständnis für die eigene Rolle und die der anderen. Gerade in meiner Position ist es wichtig, den Überblick über alle Teams und Themenbereiche zu haben.

Hat das lange gedauert, bis du den angesprochenen Überblick im Unternehmen hattest?
Das dauert natürlich schon ein bisschen, es ist ja ein großes Haus. Aber oft denke ich mir: Waren das wirklich schon 14 Jahre? Es fühlt sich nicht so an, weil man sich „daheim fühlt“ und sich immer viel verändert hat. Es sind so viele Aufgabenbereiche und da kam immer wieder etwas Neues, in das man sich wieder neu reindenken muss… Es blieb jedenfalls immer spannend!

Als rechte Hand des Geschäftsführers muss ja ein besonderes Vertrauen vorhanden sein. Wie sieht das bei euch aus?
Es braucht natürlich sehr viel Vertrauen und auch Verschwiegenheit– das ist eines vom wichtigsten und eigentlich die Grundlage unserer „Beziehung“. Wir können uns aufeinander verlassen. Das baut man mit den Jahren auf und es wird natürlich stärker, je besser man sich kennt.

Würdest du gerne einmal tauschen?
(lacht). Nein! Das habe ich mir schon ein paar Mal überlegt, wie das wohl wäre. Aber das wär‘ nicht das Meine. Ich bin lieber im Hintergrund tätig und schaue, dass alles läuft.

Schauen, dass alles läuft: Was bedeutet das genau?
Nun, meine Hauptaufgabe ist es, in erster Linie einen reibungslosen Büroablauf zu gewährleisten, mit allem, was dazugehört. Alles vorzubereiten, was der Geschäftsführer braucht, Terminvereinbarungen, Unterlagen, Reiseplanungen, etc. Ich sehe mich auch als „Herrin des Kalenders“ (lacht). Mindestens gleich wichtig ist aber die Nachbearbeitung von Terminen, um bei der zeitnahen Abarbeitung von To Dos zu unterstützen. Was ich kann, nehme ich ihm ab. Ich sehe es als meine Aufgabe, ihn bestmöglich zu entlasten. Gerade auch in der momentanen Situation.

Was ist dir wichtig an deiner Arbeit, worauf legst du besonders wert?
Mir ist wichtig, dass die laufende Arbeit möglichst schnell erledigt wird. Jemand wartet ja am Ende immer darauf und ich mag es nicht, wenn Sachen lange liegen bleiben. Manchmal kann man aber natürlich nicht verhindern, dass etwas liegen bleibt. Wichtig ist mir auch, in Florians Terminkalender Lücken und Aufarbeitungszeiten einzuplanen, damit er nicht zu voll ist. Es soll nämlich nicht so sein, dass der Kalender immer so voll ist, dass man im Falle überhaupt nicht mehr flexibel sein kann und gar nicht mehr erreichbar ist. Wir, aber generell die ganze Unternehmensleitung sind ja auch eine Anlaufstelle für unsere Mitarbeiter*innen.

Thema Home Office: Funktioniert das, wenn man so eng zusammenarbeitet?
Man muss schon recht flexibel sein, aber ich finde das ist einfach eine Sache des Ausmachens. Es ist nie fein, wenn man als Assistenz räumlich getrennt arbeiten muss, aber ich finde, wir haben da einen guten Weg gefunden. Es muss am Ende sichergestellt sein, dass die Büroorganisation weiterhin gewährleistet ist und auch von daheim aus funktioniert.

Zu deinen Aufgaben gehört es, viel zu organisieren und vorzubereiten.  Bist du auch privat ein sehr organisierter/genauer Mensch?
Privat bin ich – glaube ich – nicht so organisiert. (lacht) Das ist schon lustig, weil viele meinen, dass man privat dann auch genauso ist wie im Beruf. Ich bin schon eine Perfektionistin, aber so organisiert wie hier bin ich privat nicht. Ich finde, gerade Corona hat gezeigt, dass man wieder mehr „im Moment“ leben sollte und dabei auch Spontanität niemals verloren gehen darf. Es braucht auch immer wieder Zeit zum Entspannen. Ein bisschen färbt die Arbeit aber schon ab (lacht).

Was verbindet dich persönlich mit dem Tourismus?
Privat eigentlich nicht viel. Ich habe die HAK besucht, also eine Wirtschaftsschule. Meine Eltern haben zuhause eine Tischlerei und wir statten da natürlich auch Hotels aus. Vor meiner Zeit in der TW hatte ich mit Tourismus nicht viel zu tun. Dadurch, dass es jetzt aber meine tägliche Arbeit ist, ist das Interesse viel mehr da. Mir ist auch klar geworden, was wirklich alles am Tourismus dranhängt. In Tirol gehört da alles im weitesten Sinne irgendwie dazu. Wir sind alle Tirol Botschafter*innen – alle die im Haus und generell im Tourismus arbeiten.

Wenn du eine Woche lang in einem anderen Bereich der Tirol Werbung arbeiten könntest bzw. müsstest. Welcher würde dich da interessieren?
(überlegt). Was mich schon interessieren würde ist der Bereich Filmtourismus. Gerade das Thema Location-Suche finde ich sehr spannend: Ich reise ja selbst gerne und weiß atemberaubende Landschaften zu schätzen. Interessant finde ich auch die UDL (Unternehmensdienstleistungen, Anm.) – die Leute im Haus bestmöglich zu unterstützen und eigentlich die Basis für unsere Arbeit sicherzustellen sehe ich als sehr wichtige Aufgabe an. Es gibt aber bei uns auch viele weitere interessante Themen.

Wenn du sagst, du reist gerne: Was steht denn nach der Pandemie auf deiner Reise-Liste ganz oben?
Hmm… Das ist schwierig, es gibt so viele tolle Ziele auf der Welt. Wenn wir die Antarktis nicht mitzählen, war ich eigentlich schon auf fast jedem Kontinent. Letztes Jahr wollten wir vor der Pandemie England und Irland bereisen, das wäre unser nächstes Ziel gewesen. Einfach mit dem Auto durch die schöne Landschaft fahren und die Freiheit spüren.

Wenn du einen Tag im Geschäftsführersessel verbringen könntest. Was wäre deine erste „Amtshandlung“?
Corona „abschaffen“ – wenn das nur so einfach wäre (lacht).

Steckbrief

Name: Martina Kapeller

Alter: 33

Wohnort: Kematen

Hobbys: Wandern, Reisen, Schneeschuhwandern, in der Natur sein, Snowboarden

Das gefällt mir an Tirol: dass man hier so viele Möglichkeiten hat, man ist von nirgends weit weg und immer sofort in der Natur – das weiß ich gerade momentan sehr zu schätzen

Meine Aufgaben in der Tirol Werbung: Assistenz der Geschäftsführung

Bei der Tirol Werbung seit: 2007

In Tirol ist man immer schnell in der Natur: Das schätzt Martina an ihrer Heimat besonders - wie hier beim Wandern im Fotschertal

Reisen ist ihre Leidenschaft und dabei kommt Martina ganz schön herum: Ob ganz im Osten in Neuseeland oder wie hier ganz im Westen auf Hawaii.

Wie nah in Tirol alles beinander ist, beweist dieses Bild: Wandern mit Blick auf Innsbruck.

Den Moment leben: Für Martina in Zeiten von Corona wichtiger denn je.